Trotz Slack, MS Teams und Co. ist die Kommunikation via E-Mail immer noch Standard in vielen Unternehmen. Ob externe Bleiwüsten oder interne Einzeiler, täglich fliegen unzählige E-Mails über den Bildschirm und verlangen Aufmerksamkeit.
Bewusst oder unbewusst haben sich dabei ein paar sehr vorsichtige, ja fast schon devote, Formulierungen durchgesetzt, welche dem Absender nicht unbedingt helfen, sein oder ihr Standing im Unternehmen und beim Gegenüber zu festigen, geschweige denn auszubauen.
Die Grafik-Designerin Dani Donovan hat daraufhin ein paar sehr gute “neue” Formulierungen kreiert, die E-Mails – gerade im beruflichen Umfeld – professioneller klingen und damit u.U. auch den Absender professioneller wirken lassen. “Unter Umständen” daher, da die Formulierungen stark vom US-amerikanischen Umgangston geprägt sind. Es kann also ratsam sein, die Formulierungen auf den deutschen Sprachraum hin zu überprüfen und im Notfall anzupassen. Auch kann es je nach Unternehmen und Branche unausgesprochene Regeln geben, wie die Beteiligten untereinander kommunizieren. Last but not least entscheidet darüber hinaus (auch) immer die Position bzw. Hierarchie, wie E-Mails geschrieben werden (sollten). Dennoch sind die Formulierungen frisch und auch etwas frech.
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Worte erschaffen Realität
Sehr schön, ergeben sich neben der Wortwahl auch spannende psychologische Komponenten. Die Formulierungen sind ebenfalls dazu gedacht, den eigenen Stellenwert sowohl zu sich selbst, als auch in der Kommunikation mit dem Gegenüber, klar zu signalisieren und damit sich selbst zu positionieren.
Dani Donovan schreibt: “Du darfst Raum einnehmen. Deine Stimme verdient es, gehört zu werden. Deine Meinung ist wichtig. Du musst dich nicht dafür entschuldigen, dass du existierst oder um das bittest, was du brauchst. Du bist nicht “rechthaberisch” oder “zickig”, weil du nicht rund um die Uhr wie eine Pep-Maschine klingst.
Auch Sie haben Macht. Haben Sie keine Angst, für sich selbst einzutreten – niemand sonst wird das für Sie tun. Wenn du dich wie ein Fußabtreter verhältst, solltest du besser eine Vorliebe für den Geschmack von Schuhleder entwickeln.“
Wer also seinen E-Mails und damit vielleicht auch seinem Standing etwas mehr Pepp verleihen möchte, der sollte sich die Formulierungen von Dano Donovan einmal genauer anschauen.
12 E-Mail-Formulierungen, um im Job professioneller zu kommunizieren und zu wirken:
✖ “Ich denke, es wäre am besten, wenn wir ____.”
✔ Neu: “Am besten wäre/ist es, wenn wir ____.”
💭 (Ich weiß, was ich tue)
✖ “Ich wollte nur mal nachfragen, keine Eile!”
✔ Neu: “Sagen Sie mir Bescheid, wenn Sie etwas Neues wissen, dann können wir uns austauschen.”
💭 (Wo zum Teufel stehen wir hier?)
✖ “Ich habe mich gefragt, ob es möglich wäre, ___?”
✔ Neu: “Am einfachsten wäre/ist es, ____ ; können wir das einrichten?”
💭 (Ich weiß, was ich tue UND kann delegieren UND benötige eine Rückmeldung)
✖ “Entschuldigen Sie bitte die Verzögerung.”
✔ Neu: “Danke für Ihre Geduld.”
💭 (Ich habe es vergessen, aber Sie können damit umgehen)
✖ “Wie es für Sie am besten (geeignet) ist?”
✔ Neu: “Könnten Sie __:__ machen?”
💭 (Meine Zeit ist auch wichtig, okay?!)
✖ “Kein Problem!”
✔ Neu: “Ich helfe gerne!”
💭 (Ja, gern geschehen)
✖ “Ahhh, Entschuldigung!! Entschuldigung, das habe ich nicht bemerkt. Mein Fehler.”
✔ Neu: “Gut erkannt, aktualisierte Datei im Anhang. Danke, dass Sie mir Bescheid gegeben haben!”
💭 (Ich habe einen kleinen Fehler gemacht, anbei die “Korrektur”)
✖ “Ich wollte fragen, ob es in Ordnung wäre, wenn ich wegen eines Arzttermins früher Feierabend machen könnte.”
✔ Neu: “Ich habe um 15 Uhr einen Arzttermin und muss früher gehen.”
💭 (Ich habe einen wichtigen Termin. Punkt)
✖ E-Mail umschreiben für 40 Minuten
✔ Neu: “Es wäre einfacher, das persönlich zu diskutieren.”
(Es ist schwer, das schriftlich zu formulieren)
✖ “Hoffentlich macht das Sinn?”
✔ Neu: “Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.”
💭 (Haben Sie es verstanden?)
✖ “Ich wollte mich nur mal melden.”
✔ Neu: “Wann kann ich ein Update erwarten?”
💭 (Wie weit sind wir in dieser Sache?)
BONUS – Out of Office [by Melanie Kahl]:
✖ “Ich werde versuchen, so schnell wie möglich zu antworten”.
✔ Neu: “Erwarten Sie eine Antwort nach/zu dem xx/xx. Bitte erneut senden nach diesem Datum, wenn die Angelegenheit hohe Priorität hat.”
💭 (Klare Erwartungen. Der Ball liegt im Spielfeld gegenüber.)
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Übersetzt aus dem Englischen. Quellen:
https://www.instagram.com/p/BxyDCCbheLX/
https://twitter.com/danidonovan/status/1130819250757820416
https://t3n.de/news/e-mails-besser-schreiben-1193098/
https://www.boredpanda.com/helpful-email-tips-dani-donovan/
Wie verleiht ihr euren E-Mails mehr Ausdruck?
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Content Marketing Manager
Generalist: Projektmanager mit Faible Content Marketing & Social Media, ausgebildeter Journalist & PR-Berater, Erfahrung in Unternehmenskommunikation, Digitalisierung und Collaboration-Tools.
